Convocation d'assemblée générale d'association : modèle et prompt

La convocation annonce une assemblée générale : la date, l'heure, le lieu, l'ordre du jour et les documents à lire avant de voter. Elle se rédige en quelques minutes, mais elle engage l'association. Une convocation doit respecter le délai et les règles prévus par vos statuts : c'est le premier document à relire avant d'écrire.

Le guide de la plateforme officielle jeveuxaider.gouv.fr, lu le 15/11/2026, dit l'essentiel : la convocation « doit mentionner clairement l'ordre du jour, le lieu, la date et l'heure de l'assemblée », elle doit inclure « tous les documents nécessaires à la discussion », et le délai se règle « dans le respect des délais fixés par les statuts ». La même page ajoute que le conseil d'administration joue un rôle central dans la préparation de l'assemblée.

Trois prompts à copier

Prompt 1 : le modèle de convocation.

Rédige la convocation à l'assemblée générale ordinaire de [nom de l'association], association loi 1901 dont le siège est à [adresse].
Date : [JJ/MM/AAAA] à [heure], lieu : [adresse ou lien visio].
Mode d'envoi : [courriel, courrier]. Délai prévu par nos statuts : [nombre de jours, article].
Ordre du jour : [liste des points].
Documents joints : [rapport moral, rapport financier, budget prévisionnel, liste des candidats].
Ton : vouvoiement, phrases courtes. Termine par la phrase sur le pouvoir ou le vote par procuration si nos statuts le prévoient : [texte de l'article, ou « non prévu »].
Si une information manque, écris « [à compléter] ». Ne cite aucun délai qui ne soit pas dans mes éléments.

Prompt 2 : contrôler la convocation avant envoi.

Voici la convocation : [collez-la]. Voici l'extrait de nos statuts sur la convocation : [collez l'article].
Vérifie : le délai d'envoi par rapport à la date de l'assemblée, la présence de la date, de l'heure, du lieu et de chaque point de l'ordre du jour, la liste des documents annoncés. Signale tout écart entre la convocation et les statuts. Ne conclus pas sur la validité juridique du texte.

Prompt 3 : préparer les documents joints.

Liste les documents à joindre à la convocation pour une assemblée qui doit : [approuver les comptes, élire le conseil, voter le budget]. Pour chacun : le nom du document, l'auteur, la date limite pour le finaliser, la personne qui le relit.

Exemple concret

Une association de quartier organise son assemblée générale le 12/03/2027 à 18 h, dans la salle municipale. Son ordre du jour compte quatre points : rapport moral, comptes de l'exercice, budget de l'année suivante, élection de trois administrateurs. Le secrétaire donne ces éléments au prompt 1 et reçoit une convocation avec les quatre points numérotés, la liste des documents joints, et « [à compléter] » à la place du délai, que ses statuts ne donnent pas dans les éléments fournis. Il rattrape ce point avant envoi.

À vérifier

• Le délai : il vient de vos statuts, pas d'un modèle trouvé en ligne. Relisez la façon dont vos statuts le comptent.
• La forme de l'envoi (courriel, courrier, affichage) : elle doit correspondre à ce que prévoient les statuts.
• Chaque point de l'ordre du jour correspond à un document joint ou à une explication.
• Les candidatures au conseil : les noms et la date limite de dépôt.
• La procuration et le vote à distance : seulement si les statuts le prévoient.
• Les documents joints sont bien lisibles par tous les membres avant l'assemblée, dans le délai prévu.

Pour un procès-verbal de la même assemblée, voir la page du site des comptes rendus sur le PV d'assemblée. Pour les modifications de statuts, la règle de déclaration est différente : voir la relecture des statuts.

Ce que cette page ne dit pas

Elle ne fixe pas le délai de convocation de votre association : il dépend de vos statuts, et la page officielle lue ne chiffre pas de délai légal. Elle ne dit pas non plus qui signe la convocation dans votre cas. Si un doute porte sur la validité d'une décision, demandez l'avis d'un juriste ou de l'expert-comptable de l'association.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.