Fiche de mission d'un bénévole : modèle et prompt

Une fiche de mission est une feuille d'une page qui dit à un bénévole ce qu'on attend de lui, pour quand, avec qui, et jusqu'à quand. Elle évite les malentendus les plus courants : le bénévole qui pense devoir tenir la caisse alors qu'il devait trier les dons, la personne qui découvre à la deuxième séance qu'elle est seule. Elle sert aussi à l'association : elle rend la mission transmissible quand le bénévole s'arrête.

Le site officiel associations.gouv.fr, page « Gérer les bénévoles de votre association », lue le 15/11/2026, souligne l'importance de la fidélisation des bénévoles et renvoie vers des pages sur la mobilisation de nouveaux bénévoles, sur les frais que les bénévoles engagent et sur leur assurance. Ces trois sujets doivent apparaître dans la fiche, parce qu'un bénévole qui les ignore ne peut pas s'engager en confiance.

Trois prompts à copier

Prompt 1 : la fiche complète.

Rédige la fiche de mission d'un bénévole de l'association [nom] pour la mission « [titre] ».
Objectif de la mission en deux phrases : [objectif].
Tâches : [liste de trois à six tâches]. Ce qui n'est pas demandé : [liste].
Temps : [heures par semaine ou par mois], créneaux [jours et horaires], début [JJ/MM/AAAA], fin prévue [JJ/MM/AAAA] ou « renouvelable ».
Personne référente : [nom, fonction, courriel ou téléphone à mettre dans la fiche].
Frais : [remboursement prévu, modalités, justificatifs] ou « non prévu ».
Assurance : [ce qui est couvert, tel qu'indiqué par notre assureur] ou « à confirmer ».
Formation : [ce qui est prévu pour démarrer].
Termine par une ligne de signature pour le bénévole et pour la personne référente, et une ligne « date de fin de mission ».
Mets « [à compléter] » à la place de tout élément manquant.

Prompt 2 : la fiche à partir d'une annonce.

Voici l'annonce publiée pour cette mission : [collez-la]. Voici la liste des tâches réelles : [collez-la].
Compare les deux et dis-moi : ce que l'annonce promet et que la liste ne couvre pas, ce que la liste contient et que l'annonce oublie, le temps demandé qui diffère. Propose une fiche corrigée en 300 mots au plus.

Prompt 3 : le point de fin de mission.

Rédige un bilan de mission de 150 mots au plus pour le bénévole [prénom] sur la mission [titre] : ce qui a été fait, ce qui reste, ce qu'il faut transmettre à la personne suivante, et la date de la prochaine relecture. Ne porte aucune appréciation personnelle sur le bénévole, seulement sur les tâches.

Exemple concret

Une association de jardins partagés cherche un bénévole pour tenir la permanence du samedi matin. Le bureau donne au prompt 1 la liste des tâches : accueillir, ouvrir la boîte à outils, noter les demandes de parcelles. Il précise que la tâche de caisse n'est pas confiée. La fiche obtenue tient sur une page, avec la personne référente, les créneaux et « [à compléter] » pour l'assurance, que le bureau n'a pas encore confirmée auprès de son assureur. La fiche n'est remise qu'après ce point réglé.

À vérifier

• Les tâches : une liste que la personne référente a relue, pas une liste idéale.
• Le temps demandé : mesuré sur la mission réelle, pas sur la version de l'annonce.
• La personne référente : son nom et ses moyens de contact sont à jour.
• Les frais : seulement ce qui est prévu dans les décisions de l'association.
• L'assurance : la fiche renvoie à ce que l'assureur confirme, et ne décrit aucune garantie de mémoire.
• Les données du bénévole : n'ajoutez que son nom, ses créneaux et ses coordonnées de contact. Une adresse électronique est une donnée personnelle selon la CNIL.
• La date de fin ou de relecture est inscrite.

Ce que cette page ne dit pas

Elle ne dit pas si une mission peut être confiée à un bénévole sans contrôle de son casier judiciaire ou sans autre démarche : cela dépend du public accueilli et de la mission, et relève de l'association et de ses partenaires. Elle ne dit pas non plus de quelle manière remettre des titres spéciaux de paiement ou des chèques-repas, qui supposent une décision de l'assemblée générale. Pour l'annonce qui précède la fiche, voyez recruter des bénévoles.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.